Der Abrechnungsbetrug kann zu Lasten des Arbeitnehmers und/ oder dem Staat ausfallen. Denn der Arbeitgeber entschädigt den Arbeitnehmer für nicht getätigte Ausgaben und dem Staat entgehen ggf. Steuereinnahmen.
Die Reiseaufwendungen erhält der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber erstattet. Sie sind kein Arbeitseinkommen, sondern ein steuerfreier Kostenersatz. Steuerfrei insofern und solange, wie die gesetzlichen Vorgaben, die sogenannten Spesensätze, nicht überschritten werden.
Rechtsgrundlage für Reisekosten und Spesen sind die Lohnsteuerrichtlinien, die LStR (Mehr dazu bei der ihk.de). Sie sind Anweisungen des Bundesfinanzministeriums an die Finanzbehörden und werden zu den einzelnen Steuern erlassen. In der aktuellen LStR aus dem Jahre 2011 sind unter anderem die steuerfreien Aufwendungen für Reisekosten und Spesen aktualisiert. Deren Rechtsgrundlage wiederum ist das EStG, das Einkommensteuergesetz. Der Arbeitgeber kann seinerseits eigene sowie von den LStR abweichende Spesen- und Reisekostensätze festlegen. Solange sie unter denen der LStR bleiben, sind sie steuerfrei. Für den Arbeitnehmer sind sie kein Einkommen aus Arbeit, sondern dann ein nur teilweiser Kostenersatz.
Wenn die firmeninterne Regelung über den Sätzen der LStR liegt, dann handelt es sich bei der Differenz, also bei dem Mehrbetrag, um ein steuerpflichtiges Einkommen. In solchen Fällen lässt sich der Arbeitgeber der Einfachheit vom Arbeitnehmer auf jeder Spesen- und Reisekostenabrechnung per Unterschrift bestätigen, dass der selbst für die Versteuerung sorgt. Das geschieht dann in dessen Jahressteuererklärung. Die Summe der über dem Steuerfreibetrag liegenden Abrechnungsbeträge erhöht das steuerpflichtige Einkommen, das sogenannte Einkommen vor Steuern. Mit dieser Erklärung überträgt der Arbeitgeber die Versteuerungspflicht auf den Arbeitnehmer. Er selbst ist von der damit verbundenen Mehrarbeit und Verantwortung befreit.
Wenngleich es auch mit Vorsatz geschieht, so wird ein Spesenbetrug eher mit einem Schummeln abgetan. In dem Moment, in dem ein Dritter, in diesem Falle der Arbeitgeber finanziell benachteiligt wird, handelt es sich auch bei Spesen und bei Reisekosten um Betrug.
Am ehesten wird innerhalb der Reisekostenabrechnung bei den Reisekosten selbst betrogen, dazu hier einige beliebte Bereiche, wo geschummelt wird.
Ein typischer Betrugsfall ist das „Unterschieben“ von Taxikosten, wenn das Taxi nicht vom Mitarbeiter, sondern von einer mitreisenden Person für Privatzwecke benutzt worden ist. Die Taxiquittung als Urkunde ist rechnerisch richtig, nicht jedoch der sachliche Verwendungszweck. Der muss jedoch vermerkt werden. Hier wird betrogen, umgangssprachlich getürkt. Die Kosten sind zwar angefallen, jedoch nicht im Rahmen der genehmigten Dienstreise.
Eine andere Betrugsmöglichkeit bei den Reisekosten ist die sogenannte Kilometerangabe. In vielen Unternehmen ist es üblich, das Kilometergeld für die tatsächlich gefahrenen Kilometer zu erstatten. Andere Möglichkeiten sind die Ermittlung der KM-Entfernung anhand der Bahnkilometer der Deutschen Bahn AG oder anhand des ADAC-Routenplaners.
Ebenfalls häufig ist Betrug bei Geschäftsessen, bei denen etwas über die Stränge geschlagen wird. Häufig übersteigt die Zeche die gängigen Tagessätze für Verpflegung. Normalerweise muss der Mitarbeiter einen Teil der Kosten tragen, wenn seine Ausgaben für Verpflegung das Tageslimit übersteigen.
Um derartige Details nachzuprüfen, müsste ein Bewegungsprofil über die Dienstreise erstellt bzw. die Ausgaben der Mitarbeiter stark hinterfragt werden. Das kostet Manpower und ist im normalen Miteinander nicht üblich. Gleichwohl ist es besser, durch eine klare Regelung jede Betrugsmöglichkeit auszuklammern.
Wenn die Spesen- oder Reisekostenabrechnung sachlich nicht stimmt, dann ist sie automatisch falsch. Das ist, im Gegensatz zu einem sich Verrechnen, deutlich schwerwiegender.
Die inhaltliche Unrichtigkeit wird mit einem Vorsatz oder der groben Fahrlässigkeit gleichgesetzt. Mit der Unterschrift unter der Abrechnung steht bei sachlicher Falschheit der Betrugstatbestand so gut wie fest. Wer seinen Arbeitgeber betrügt, riskiert eine fristlose Kündigung, zumindest aber eine Abmahnung mit dem Hinweis einer sofortigen Kündigung im Wiederholungsfall. Kein Arbeitgeber kann einen Spesenbetrug hinnehmen oder goutieren. Selbst wenn der Arbeitgeber den Spesenbetrüger decken möchte, wird das in der Praxis dauerhaft schwierig bis unmöglich. Er würde sich erpressbar machen, weil er einen Betrüger beschäftigt.
Über Spesenbetrugsfälle gibt es keine gesicherten Erkenntnisse. Sofern tatsächlich betrogen worden ist, wird der Vorgang in aller Regel diskret geregelt. Außer den Beteiligten erfährt niemand davon. Verfahren vor dem Arbeitsgericht sind wegen Spesenbetrugsfällen sehr selten.
Der Spesenbetrug lässt sich vom Arbeitgeber vielfach auch relativieren. Nicht jede Unebenheit ist ein vorsätzlicher Betrug. Wie hoch die Dunkelziffer im Endeffekt ist, lässt sich weder in die eine noch in die andere Richtung verlässlich sagen.
Je klarer die ergänzenden firmeninternen Vorschriften für Reisekostenabrechnungen sind, umso weniger kann betrogen werden. Hier noch ein paar weitere Tipps um dem Abrechnungsbetrug vorzubeugen.
Klare Regeln sind die Basis, die Reisekostenregelung ist für alle Mitarbeiter verbindlich einzuhalten. Dort müssen gängige Ausgaben geregelt und definiert werden (bspw. bei Hotels im internen Pool zu wählen etc…).
Schaffen Sie eine interne Instanz (interne Revision), die unter anderem auch Reisekosten prüft und bei missbrauch aktiv wird. Abrechnungsbelege müssen im Original und unverändert vorgelegt werden.
Als nahezu einzige Möglichkeit für ein unrichtiges Abrechnen verbleibt die Fahrtkostenabrechnung bei einer PKW-Benutzung nach gefahrenen Kilometern. Dafür gibt es keinen Beleg, sondern die Aussage des Mitarbeiters. Ein Ablesen seines Tageskilometerzählers ist in der Praxis kaum umsetzbar. Es verbleibt also bei seiner Abrechnung nach Treu und Glauben. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nach diesem Grundsatz sollte auch diese Abrechnungslücke geschlossen werden.
Sollten die oben genannten Maßnahmen nicht helfen und Sie einige Ausgaben von Mitarbeitern anzweifeln, können Sie zunächst nur wenig machen. Viel wichtiger ist es Profis einzuschalten:
1. Interne Revision
Damit Sie Betrug frühzeitig aufdecken können, benötigen Sie eine Prüfung der Einhaltung der Reisekostenregelung. Nur so können Sie Missbrauch nachweisen.
2. Wirtschaftsdetektei
Es gibt auch unter Mitarbeitern schwarze Schafe, die Vertrauensregeln ausnutzen. Sollte dies der Fall sein, können Sie dem Mitarbeiter nur das betrügerische Handwerk legen, indem Sie ihn überführen. Dabei kann eine Wirtschaftsdetektei helfen. Durch Observation wird der Mitarbeiter überwacht und etwaige Abweichungen vom Routenplan erfasst.
Vertrauen ist eigentlich immer besser als Kontrolle. Doch insbesondere im Außendienst nehmen ist die Angestellten oftmals nicht so genau.
Ob bei den Regelungen für Spesen-Außendienst oder bei der Abrechnung von
die Möglichkeiten zu betrügerischem Verhalten sind für den Außendienst vielfältig.
Der Detektiv überwacht bei entsprechenden Verdachtsmomenten die Zielperson an ihrem Arbeitsort und dokumentieren sämtliche Beobachtungen und Ergebnisse minutiös und gerichtsverwertbar.
Sämtliche Rechercheresultate werden umgehend an den Auftraggeber übermittelt, damit dieser immer aktuell über die möglichen Verfehlungen des Mitarbeiters informiert ist.
Die erfahrenen Detektive von My-Detektei sind natürlich auch verpflichtet, Beweise vorzulegen, die das vermeintliche Fehlverhalten des Außendienstmitarbeiters widerlegen.
Auch in diesem Fall ist der Arbeitgeber auf der sicheren Seite und darf seinem Angestellten weiterhin volles Vertrauen entgegenbringen.
Je nach Einsatzlage setzen die Detektive von My-Detektei individuell auch technisches Equipment wie hochwertige Kameras oder Videoaufzeichnungsgeräte ein.
Vor Ort werden Uhrzeiten, Abläufe und andere Dinge festgehalten und dokumentiert, die Aufschluss über die tatsächliche Arbeit oder die potentiellen Spesen ergeben.
Legt der Außendienstmitarbeiter nach Ende seiner Dienstreise die entsprechenden Belege vor, so können diese problemlos mit den Aufzeichnungen der Detektive von My-Detektei abgeglichen und auf Wahrheitsgehalt überprüft werden.
Dazu zählen exemplarisch auch Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter zwar angegeben, jedoch niemals geleistet hatte.
Wenn der Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen woanders arbeitet, also auf Anweisung hin eine Dienstreise unternimmt, dann hat er einen Anspruch auf Kostenersatz. Mit Spesen wird ganz allgemein der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet, der dadurch entsteht, dass sich der Mitarbeiter berufsbedingt nicht an seinem normalen und vertraglich fixierten Arbeitsplatz aufhält. Das lateinische spesa heißt zu Deutsch Spesen, Speisen oder Aufwand.
Unter Reisekosten werden diejenigen Kostenarten subsumiert, die im Zusammenhang mit der auswärtigen Wahrnehmung des Auftrages entstehen. Sie beinhalten die Ausgaben für die Hin- und Rückfahrt, für die Unterkunft, die Spesen als Verpflegungsmehraufwand sowie alle weiteren Kosten, die reisebedingt anfallen und unvermeidbar sind.
Dazu gehören Kosten für eine Taxibenutzung, für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Parkgebühren für das benutzte Fahrzeug, bis hin zu Telefon- und Sachkosten. Für den Mitarbeiter gehören alle Aufwendungen zu Reisekosten, die er anlässlich der angeordneten Dienstreise bezahlt hat. In der Buchhaltung des Unternehmens werden die einzelnen Kostenarten aufgeschlüsselt und sachgerecht zugeordnet.
